Forretningsorden bestyrelsen

§ 1 – Bestyrelsesarbejde og vedtægter for Gyttegård Golf Klub
Stk. 1. Bestyrelsesarbejdet i Gyttegård Golf Klub udøves i overensstemmelse med klubbens vedtægter.

§ 2 – Bestyrelsens sammensætning
Stk. 1. Bestyrelsen består af 5-8 medlemmer.
Stk. 2. Klubbens forretningsfører deltager i bestyrelsens møder, men har ikke stemmeret.
Stk. 3. Klubbens chefgreen¬¬keeper og medlemmer af udvalg kan deltage ad hoc hvis bestyrelsen måtte ønske det.
Stk. 4. Formanden for bestyrelsen af Gyttegård Golf Klub leder bestyrelsens møder. I dennes fravær ledes bestyrelsesmøderne af klubbens næstformand eller et andet bestyrelsesmedlem.
Stk. 5. Som sekretær for bestyrelsesarbejdet virker klubbens forretningsfører. Ved dennes forfald varetages hvervet af en af formanden udpeget fungerende sekretær.

§ 3 – Møder
Stk. 1. Bestyrelsen afholder møder efter behov – ca. hver måned. På bestyrelsesmødet i august opstartes budgetplanlægningen.
Stk. 2. Formanden eller 3 bestyrelsesmedlemmer kan træffe beslutning om afholdelse af ekstraordinære møder.
Stk. 3. Forslag til mødedatoer fastlægges så vidt muligt for et år ad gangen ved det konstituerende møde efter generalforsamlingen.
Stk. 4. Indkaldelse til bestyrelsesmøderne, skal ske senest 8 dage før mødet. Indkaldelsen skal som minimum indeholde den i forretningsordenen besluttede dagsorden.
Stk. 5. Eventuelt afbud meddeles klubbens forretningsfører.
Stk. 6. Det tilstræbes, at eventuelt skriftligt materiale m.v., der har betydning for drøftelserne på mødet, udsendes samtidig med mødeindkaldelsen.
Stk. 7. Relevant information af generel karakter tilstræbes i øvrigt løbende fremsendt til bestyrelsens medlemmer.

§ 4 – Dagsorden
Stk. 1. Dagsordenen for bestyrelsesmøderne aftales mellem formand og forretningsfører, som derefter står for udsendelsen.
Følgende punkter er faste punkter på dagsordenen:
1. Godkendelse af referat fra seneste møde
2. Korte mundtlige meddelelser fra formanden og forretningsfører
3. Status medlemmer
4. Status klubbens økonomi (drift, likviditet & investeringer)
5. Status de enkelte udvalg
6. Opfølgning strategiplan
7. Skriftlige forslag til behandling
8. Eventuelt

Stk. 2. Forslag til behandling under punkt 7 skal som minimum indeholde en kort beskrivelse af ide og formål, økonomiske konsekvenser, samt indsats- og tidsplan.
Stk. 3. Forslag af større rækkevidde, der fremsættes under punktet “Eventuelt”, vil normalt ikke kunne færdigbehandles, men vil – efter mødets beslutning herom – blive videreført til næste møde, hvor det optages som punkt på dagsordenen.
Stk. 4. Formanden kan i særlige tilfælde sende hastende spørgsmål til skriftlig kommentering blandt bestyrelsens medlemmer.
Stk. 5. Bestyrelsen aftaler, hvem der er ansvarlig sagsbehandler for vedtagne beslutninger vedrørende dagsordenens punkter.
Stk. 6. Bestyrelsens sekretær udarbejder senest 8 dage efter mødets afholdelse referat. Referatet godkendes af bestyrelsesformanden inden endelig udsendelse til bestyrelsen. Forretningsføreren udfærdiger referat til udsendelse på klubbens hjemmeside. Inden udsendelse godkendes det af bestyrelsesformanden.
Stk. 7. Det påhviler bestyrelsesformanden og næstformanden i forening at give ny udpegede bestyrelsesmedlemmer og suppleanter et grundlæggende overblik over og indblik i bestyrelsens arbejde og en status af situationen.
Stk. 8. Til mere indgående behandling af bestemte arbejdsopgave kan bestyrelsen nedsætte underudvalg (permanente eller midlertidige). Bestyrelsen har ansvaret for, at et udvalgs kommissorium er klart beskrevet.
Stk. 9. Underudvalgets formand er ansvarlig for at fremkomme med en skriftlig indstilling til bestyrelsen, når udvalget har afsluttet sit arbejde. Formanden for et sådant udvalg har adgang til, efter behov, at deltage i bestyrelsesmøder.

§5 – Tavshedspligt og habilitet
Stk. 1. Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i deres egenskab af medlem af bestyrelsen, med mindre der er tale om forhold, der er bestemt til offentliggørelse blandt klubbens medlemmer.
Stk. 2. Et bestyrelsesmedlem skal underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet. Herefter afgør bestyrelsen om det pågældende medlem kan deltage i behandling af den sag, der har givet anledning til tvivlen.

§6 – Ikrafttræden og revision
Stk. 1. Denne forretningsorden, der er godkendt på bestyrelsesmødet den 15.12 2015, har omgående virkning.
Stk. 2. Denne forretningsorden revideres løbende, dog minimum en gang årligt i forbindelse med første ordinære møde efter den årlige generalforsamling.

Godkendt Bestyrelsen den 7. januar 2020.